Portale alloggiati Web: la novità è l’invio automatico dei dati dal PMS!

Alzi la mano chi non vedeva l’ora di salutare il certificato digitale per l’invio degli alloggiati alla Questura e inviare i dati direttamente dal gestionale.certificato digitale per l'invio degli alloggiati

Il certificato non è mai stato apprezzato da nessun albergatore proprio perchè non funzionava correttamente con tutti i browser, doveva essere installato sul pc e soprattutto era impossibile un’integrazione e automatizzazione con il PMS.
In una parola: scomodo.

La trasmissione dei dati degli ospiti al portale Alloggiati Web

Come riportato dalla Gazzetta Ufficiale, dal 12 gennaio 2022 la comunicazione dei dati alla Questura di competenza avverrà online (anche da mobile!), tramite piattaforma.

La vera rivoluzione però è la semplificazione della modalità di accesso (più semplice e più sicura) per cui non è più richiesto il certificato digitale!

Novità e regole portale Alloggiati Web

1. Codici d’accesso per l’autenticazione a due fattori: come abbiamo anticipato è il cambiamento più importante (e che manda in pensione il certificato). La prima volta che si accede al portale è necessario scaricare un file PDF contenente una tabella di codici (Codici di Sicurezza) da utilizzare per i futuri accessi.

2. Comunicazione dei dati per i soggiorni di 24 ore: l’altra grande novità del 2022 è la comunicazione delle schedine alloggiati alla Questura entro 6 ore anziché entro 24 ore dall’arrivo, com’era in precedenza, per i soggiorni che non superano le 24 ore!

3. Conservazione delle ricevute dei dati trasmessi ad Alloggiati Web: le ricevute nel portale vengono sovrascritte dopo 30 giorni, ma rimane obbligatorio il salvataggio da parte dell’albergatore per 5 anni.

Novità e regole portale Alloggiati Web

Come automatizzare l'invio delle schedine dal PMS

Il reparto tecnico di HOTELCUBE PMS ha rilasciato un nuovo a aggiornamento che consente l’invio automatico delle schedine dal gestionale al portale.

Con HOTELCUBE la procedura di registro degli Ospiti è già automatizzata ed è inoltre possibile effettuare un pre-invio di controllo sui dati compilati.

L’integrazione con il sistema Alloggiati Web automatizza l’invio dei dati dal gestionale, evitando così l’accesso manuale al portale e migliorando l’operatività.

Per attivare questa nuova funzionalità di HOTELCUBE, puoi iniziare a seguire la procedura per ottenere le credenziali d’accesso e la WEB Key, quest’ultima indispensabile poi per l’integrazione tra PMS e Alloggiati Web.

Come ottenere le credenziali e autenticarsi su Alloggiati Web

Codici di accesso
Per prima cosa è necessario scaricare le proprie credenziali per l’accesso sicuro al portale.

Accedi a Alloggiati Web, utilizzando ancora il tuo certificato digitale,
nel menù clicca sulle voci Supporto > Recupera le credenziali e quindi su Scarica i codici di accesso con il Certificato Digitale.
Completa i passaggi inserendo Nome Utente e Password come richiesto e quindi clicca su Scarica i codici di accesso.
Verrà scaricato sul tuo dispositivo un file PDF nel quale troverai 16 gruppi di Codici di Sicurezza necessari per accedere nuovaemente ad Alloggiati Web.
Salva il file in un posto sicuro (e comodo) del tuo dispositivo!

Come autenticarsi su Alloggiati Web con i codici d’accesso

Raggiungiamo sempre l’url
https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati dal nostro dispositivo.

Se hai scaricato i codici d’accesso clicca su Accesso > Codici, la nuova voce del menù.
A questo punto, in fondo alla pagina, clicca su Area di Lavoro (Codici).

Inserisci Nome utente e Password e, per l’autenticazione a due fattori, ti verrà richiesto di inserire 2 dei sedici gruppi di Codici di Sicurezza che hai scaricato (contenuti nel file PDF che hai scaricato e salvato!).

NON DIMENTICARTI LA WEB KEY!
Web Key

Cosa manca? La Web Key!

Un volta dentro il portale, clicca in alto a destro sull’icona del tuo profilo e quindi su Chiave Web Service.
Clicca Genera Nuovo Codice …eccola la tua stringa numerica!

Salvala con cura, a breve sarà necessaria per abilitare il gestionale alberghiero al dialogo con il portale alloggiati.

FAQ

Nel caso di problemi tecnici al portale Alloggiati Web che impediscano la trasmissione delle comunicazioni, è possibile comunicare i dati degli ospiti tramite posta elettronica certificata alla questura competente.
Anche quando si è ancora in attesa dell’attivazione del servizio e non sono state ancora ricevute le credenziali, bisogna utilizzare la Pec per adempiere agli obblighi di comunicazione sugli alloggiati, che valgono, lo ricordiamo, sia per le strutture ricettive, che per le locazioni turistiche.

Si.
Scarica e salva le ricevute dei dati trasmessi ad Alloggiati Web. Ogni 30 giorni infatti le ricevute verranno sovrascritte nel portale, ma nel caso di un’ispezione dovranno essere mostrate. Tale mancanza verrà sanzionata.

La ricevuta digitale di invio è emessa il giorno successivo all’invio delle segnalazioni ed è un file che l’utente deve solamente scaricare e conservare sul proprio PC o su un supporto di memorizzazione esterno (dischi esterni, pen drive, CD, DVD ). Non è richiesto quindi di stamparli. I files contenenti le ricevute devono essere conservati dall’utente per 5 anni. Si consiglia di salvare i dati su supporti multipli, così da evitare problematiche nel caso di danneggiamento di un supporto.

Dal portale Alloggiati Web clicca su Accesso > Certificato >Scarica il Certificato digitale. Inserisci Nome Utente e Password e scarica il file. Ora devi installare il certificato sul tuo browser!

Per qualsiasi informazione di natura tecnica fare riferimento alla esaustiva manualistica e documentazione presente nel portale Alloggiati Web nella sezione “Supporto Tecnico” “area “Manuali”, cliccando all’indirizzo https://alloggiatiweb.poliziadistato.it .

È la piattaforma raggiungibile online, da qualsiasi dispositivo, tramite cui trasmettere ogni giorno alla Questura di comptenza le generalità dei propri ospiti (schedine alloggiati). Tutti gli alberghi e le strutture ricettive sono tenuti a registrare i propri ospiti entro le 24 ore dall’arrivo.

Sì, l’Art. 109 T.U.L.P.S. prevede l’obbligo di dare alloggio solo a persone munite di carta di identità o altro valido documento. Vanno quindi identificati tutti i componenti di eventuali gruppi o famiglie. In sede di inserimento dei dati nel portale telematico “Alloggiati Web” il sistema permette comunque inserimenti semplificati proprio per i gruppi e le famiglie, evitando così di dover inserire gli estremi del documento di ogni ospite, ma solo per il capo gruppo/capo famiglia. Questi passaggi sono ben spiegati al punto 3 “invio on-line” del manuale consultabile direttamente all’indirizzo: https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/Download/MANUALEALBERGHI.pdf Attenzione, ciò però non significa che a monte le generalità non siano statedebitamente verificate dal gestore mediante l’esibizione di un valido documento per ciascun cliente.
Una OTP è una password che può essere utilizzata per un solo accesso o per autorizzare una singola transazione. Una password usa e getta che normalmente riceviamo via SMS o sono generate da un app.

Vuoi conoscere HOTELCUBE PMS?
Richiedi un appuntamento dedicato con un nostro consulente!

    AUTORIZZO al trattamento dei miei dati personali per le finalità di cui all'informativa - Privacy Policy.
    PRESTO IL CONSENSONON PRESTO IL CONSENSO
    Alle attività di marketing come illustrato nell'informativa - Privacy Policy

    Leggi altri articoli