Il momento del check-in rappresenta uno dei primi punti di contatto tra ospite e struttura ricettiva. È una fase fondamentale perché contribuisce a definire la percezione del servizio e dell’organizzazione dell’hotel.
Da un lato c’è l’ospite che arriva stanco dopo ore di viaggio, desideroso di raggiungere la propria camera il prima possibile. Dall’altro c’è il receptionist che, con la coda che si allunga davanti al bancone, deve inserire i dati anagrafici, verificare i documenti e compilare le informazioni necessarie alla registrazione dell’ospite.
Quanto tempo ci vuole, in media, per completare questo passaggio? Circa 5 minuti per ospite, secondo le stime operative più diffuse nel settore. Moltiplicato per decine di arrivi in una serata di alta stagione, il risultato è una reception sotto pressione e ospiti insoddisfatti già all’ingresso.
Con l’app HOTELCUBE Scan per la scansione dei documenti da smartphone e tablet, questo scenario cambia in modo radicale. I dati vengono acquisiti dal dispositivo mobile e trasferiti in automatico nel gestionale: nessuna digitazione manuale, nessun errore di trascrizione, tempi di registrazione ridotti a meno di 60 secondi.
Cos'è HOTELCUBE Scan
HOTELCUBE Scan è l’app che permette di leggere i dati contenuti nei documenti elettronici degli ospiti direttamente da smartphone o tablet e consente di trasferire automaticamente le informazioni nella scheda anagrafica dell’ospite, evitando l’inserimento manuale dei dati.
Il funzionamento è semplice e immediato: il receptionist apre l’app HOTELCUBE Scan (precedentemente installata) sul proprio smartphone o tablet, seleziona la funzione di scansione di CIE o Passaporto e avvicina il documento d’identità dell’ospite al dispositivo mobile.
Grazie alla tecnologia NFC (Near Field Communication) il dispositivo legge tutte le informazioni del chip presente nei documenti elettronici, come carte d’identità e passaporti abilitati. In particolare:
- Nome e cognome
- Data e luogo di nascita
- Numero del documento
- Data di rilascio e scadenza
- Nazionalità
Le informazioni vengono trasferite automaticamente all’interno del gestionale HOTELCUBE, rendendo il processo di registrazione più rapido e preciso.
I vantaggi operativi per la reception
Le soluzioni mobile per la lettura dei documenti in hotel sono valide e consolidate. Questi sono i principali vantaggi che evidenziamo:
- Tempo di registrazione ridotto da alcuni minuti a meno di 30 secondi per ospite
- Zero errori di inserimento: i dati vengono letti direttamente dal chip del documento
- Mobilità totale: check-in al bar, in giardino, in piscina. Ovunque
- Nessun hardware da acquistare: funziona con i dispositivi già in uso
- Integrazione nativa con il PMS HOTELCUBE: i dati vanno direttamente dove servono
HOTELCUBE Scan vs scanner fisico: due soluzioni complementari
HOTELCUBE attualmente offre già uno scanner fisico integrato con il gestionale come soluzione ideale per reception strutturate con bancone fisso e alto volume di arrivi.
La differenza con HOTELCUBE Scan è la risposta mobile: stessa accuratezza, massima flessibilità. Le due soluzioni non si escludono, anzi, possono coesistere nella stessa struttura a seconda delle esigenze operative.
Le soluzioni tradizionali per la lettura dei documenti in hotel richiedono l’acquisto e l’installazione di un dispositivo fisico dedicato: uno scanner da banco o un lettore OCR.
I principali limiti riscontrati dalle strutture sono:
• L’investimento hardware iniziale
• Sono legate a una postazione fissa (il bancone della reception)
• Non funzionano in mobilità: check-in all’aperto, al bar, in giardino
• Richiedono manutenzione e possono guastarsi
L’app HOTELCUBE Scan risolve questi problemi trasformando qualsiasi smartphone o tablet, i dispositivi che il personale usa già ogni giorno, in uno strumento professionale di lettura documenti. Non è necessario acquistare hardware aggiuntivo: basta aprire l’app, inquadrare il documento con la fotocamera e il sistema fa il resto.
Scarica HOTELCUBE Scan e collegala l’app a HOTELCUBE WOW
FAQ - Domande frequenti sulla scansione documenti con l'app HOTELCUBE Scan
Sì. HOTELCUBE Scan è compatibile con smartphone e tablet Android e iOS. Il dispositivo deve avere il modulo NFC attivo. La maggior parte dei device moderni di fascia media e alta supporta questa tecnologia.
Sì. I dati acquisiti dalla scansione vengono trasferiti direttamente nella scheda prenotazione del PMS HOTELCUBE, associati all’ospite corretto. Non è necessario alcun passaggio manuale di copia-incolla o ri-inserimento dati.
No. L’app utilizza tecnologia NFC presente su smartphone o tablet di ultima generazione. Non serve acquistare scanner, lettori OCR o periferiche dedicate. L’unico requisito è avere l’app installata e un dispositivo connesso a internet.
L’app è progettata per leggere carte d’identità e passaporti elettronici. I dati vengono estratti automaticamente tramite tecnologia NFC.
Sì, ed è uno dei principali vantaggi rispetto allo scanner fisico. Il receptionist può effettuare il check-in in qualsiasi area della struttura: hall, giardino, ristorante, area piscina. Questo consente un’accoglienza più personalizzata e flessibile, senza che l’ospite debba necessariamente attendere in coda al bancone.
Il processo di scansione richiede mediamente dai 30 ai 60 secondi per documento, inclusa la verifica dei dati da parte del receptionist. Rispetto alla digitazione manuale, il risparmio è significativo, specialmente durante i picchi di arrivo.
Lo scanner fisico è un dispositivo hardware dedicato, ideale per reception con bancone fisso e alto volume di arrivi. L’app trasforma qualsiasi smartphone o tablet in uno strumento di scansione professionale, offrendo la stessa accuratezza con in più la flessibilità della mobilità. Le due soluzioni sono complementari e possono coesistere nella stessa struttura.
L’app legge il chip presente nei documenti elettronici avvicinandoli a uno smartphone o tablet compatibile con tecnologia NFC.
Per richiesta di attivazione o per richiedere una demo, contatta il team HOTELCUBE.
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